当センターで実施している英語講座において、案内をメール送信した際に、個人情報(個人メールアドレス)が流出いたしました。
これにより、当事者の皆様に御迷惑をおかけいたしましたことにつき深くお詫び申し上げますとともに、今回の事案に至ったことを深く反省し、再発防止に努めてまいります。
事案の概要
夏季英語プログラムの日程表を送付するため、複数の受講生あてメール送信する際、「BCC」にメールアドレスを入力すべきところ、誤って送信先の宛先が確認できる状態で送信しました。
- 発生日：令和５年５月23日(火)
- 発生場所：ミシガン州立大学連合日本センター 事務局内
- 流出した個人情報：個人メールアドレス 38名分
経緯
令和５年５月23日(火)
17時９分 夏季英語プログラムの日程表を送付するメールを送信。
17時13分 送信エラーで未送信メールがあったため同内容のメールを再送信。
「BCC」にメールアドレスを入力すべきところ、誤って送信先の宛先が確認できる状態で送信。
令和５年５月23日(火)18時10分頃
上記①メールを確認した職員が送信先の宛先が確認できる状態で送信されていることに気付き、判明。受信した受講生１名からも、御指摘をいただく。
同日18時20分頃から
すべての受信者あてに、個人情報の流出のお詫びと上記①メールの削除依頼の電話連絡を開始。
同日20時18分
すべての受信者あてに、メールにて個人情報の流出のお詫びと上記①メールの削除を依頼。
令和５年５月24日(水)９時頃から
23日に電話がつながらなかった受講生10名に再度電話連絡し、個人情報の流出のお詫びと上記①メールの削除を依頼。
再発防止策
今後、同様の事案が発生しないよう、個人情報の適正な管理および取扱いを徹底することとし、次の対策を講じてまいります。
- 複数名あて送付するメールについては、「BCC」による一斉送信とし、複数の職員によるチェック体制を徹底します。
- また、公式LINEアカウントからの一斉連絡に切り替えられるよう、受講生に登録していただくよう再度周知します。
- 外部のメール配信システムの使用を検討します。
